Datenschutzhinweise für Video‑Besprechungen & Webinare

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.
Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Video‑Besprechungen, Online‑Meetings und Webinaren.

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

fat IT SOLUTIONS GmbH & Co. KG
Geschäftsführer:
Thorsten Weimann

Eichkamp 24d
24116 Kiel
fon +49 431 560108-0
fax +49 431 560108-88

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen können Sie wie folgt erreichen:

  • Postalisch unter der o.g. Adresse mit dem Vermerk „Datenschutzbeauftragter“.
  • Per Mail unter dsb@dnord.de

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

  • Video‑Besprechungen und Online‑Meetings durchzuführen
  • Webinare zu organisieren und abzuhalten
  • Teilnahmen zu verwalten
  • Präsentations‑, Schulungs‑ und Kommunikationszwecke zu erfüllen
  • im Nachgang ggf. Unterlagen bereitzustellen oder Fragen zu beantworten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig vom Anlass – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), z. B. bei Kunden‑Meetings
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    (berechtigtes Interesse), z. B. interne Abstimmungen oder allgemeine Kommunikation
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
    (Einwilligung), insbesondere bei Webinaren oder Aufzeichnungen

Ein berechtigtes Interesse besteht insbesondere an der effizienten Durchführung von Online‑Meetings und Webinaren.

5. Verwendete Tools & Anbieter

Für die Durchführung von Video‑Besprechungen und Webinaren setzen wir folgende Tools ein:

  • Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited)

Je nach Tool können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Vor‑ und Nachname
  • E‑Mail‑Adresse
  • Profilbild (falls hinterlegt)
  • IP‑Adresse
  • Audio‑, Video‑ und ggf. Chat‑Inhalte
  • Metadaten der Sitzung (Dauer, Teilnehmerliste)

Die Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage unserer Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der EU / des EWR statt.

Sofern im Einzelfall eine Verarbeitung in Drittländern (z. B. USA) erfolgt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, insbesondere durch:

  • EU‑Standardvertragsklauseln
  • zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen

7. Aufzeichnungen von Meetings & Webinaren

Eine Aufzeichnung von Video‑Besprechungen oder Webinaren erfolgt nur, wenn:

  • alle Teilnehmenden vorab informiert wurden und
  • eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt

Aufzeichnungen werden ausschließlich für den angegebenen Zweck genutzt und nach Wegfall des Zwecks gelöscht.

8. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden ausschließlich verarbeitet von:

  • unserem Unternehmen
  • den eingesetzten Video‑Konferenz‑Anbietern als Auftragsverarbeiter
  • ggf. internen Fachabteilungen

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Chat‑Inhalte, Teilnehmerlisten oder Aufzeichnungen werden regelmäßig geprüft und gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

10. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast jederzeit das Recht:

  • auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zudem hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Verarbeitung des gesprochenen Wortes durch KI‑gestützte Assistenzsysteme (z. B. Microsoft Copilot)

Im Rahmen von Video‑Besprechungen und Webinaren können optional KI‑gestützte Assistenzfunktionen eingesetzt werden, z. B. Microsoft Copilot innerhalb von Microsoft Teams oder Microsoft 365.

Art der Verarbeitung

Sofern aktiviert, kann das gesprochene Wort der Teilnehmenden automatisiert verarbeitet werden, insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Erstellung von Live‑Transkriptionen
  • Zusammenfassungen von Besprechungsinhalten
  • Hervorhebung von Aufgaben, Entscheidungen oder Kernaussagen
  • Unterstützung der Nachbereitung von Meetings

Hierbei können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Gesprochene Inhalte (Audio / Sprache)
  • Automatisch erzeugte Texttranskripte
  • Name bzw. Anzeigename der sprechenden Person
  • Metadaten der Besprechung (Zeitpunkt, Dauer)

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom jeweiligen Szenario – auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    (berechtigtes Interesse an einer effizienten Dokumentation und Nachbereitung von Besprechungen)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
    (Einwilligung), sofern Funktionen aktiviert werden, die über das übliche Maß hinausgehen oder eine Aufzeichnung bzw. dauerhafte Speicherung beinhalten

Teilnehmende werden vor Einsatz entsprechender Funktionen transparent informiert.

Einsatz von Microsoft Copilot

Microsoft Copilot ist ein KI‑gestützter Dienst innerhalb von Microsoft 365.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der jeweiligen Microsoft‑365‑Mandantenumgebung.

Dabei gilt insbesondere:

  • Die verarbeiteten Inhalte werden nicht zum Training öffentlicher KI‑Modelle verwendet
  • Es erfolgt keine mandantenübergreifende Nutzung der Daten
  • Die Verarbeitung erfolgt gemäß den vertraglich vereinbarten Datenschutzbestimmungen und Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO
  • Die Daten verbleiben innerhalb der Microsoft‑Cloud gemäß den geltenden Datenschutzstandards

Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Microsoft: https://privacy.microsoft.com

Kontrolle & Deaktivierung

Der Einsatz von KI‑Funktionen kann organisatorisch oder technisch eingeschränkt werden.
Sofern möglich, werden Transkriptions‑ oder Analysefunktionen:

  • nur bei Bedarf aktiviert
  • nach Zweckwegfall deaktiviert oder gelöscht

Speicherdauer

Automatisch erzeugte Transkripte oder KI‑Zusammenfassungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um sie an rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen.