Microsoft Copilot
KI fürs Tagesgeschäft
Der ultimative Einsteigerguide für Microsoft Copilot
Mit Copilot für Microsoft 365 sind nun auch Unternehmen ohne Mindestgröße in der Lage, die Vorteile des intelligenten Assistenten in ihrem Tagesgeschäft zu nutzen.
Was ist überhaupt
Copilot?
Copilot ist ein Assistent auf Basis künstlicher Intelligenz, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen soll. Hierzu greift Copilot für Microsoft 365 auf interne Unternehmensdaten und -kommunikation zu und verknüpft auf intelligente Art verschiedene Tools & Daten miteinander. Beispielsweise kann Copilot basierend auf einem Teams-Meeting eine Zusammenfassung der nicht geklärten Fragen erstellen, Emails an die Ansprechpartner zur Klärung der offenen Punkte schicken und die zurückkommenden Informationen wieder an die Meeting-Gäste spiegeln.
Ist die Nutzung sicher?
Copilot für Microsoft 365 folgt den bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Complianceverpflichtungen gegenüber kommerziellen Microsoft 365-Kunden, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Datenbegrenzung der Europäischen Union (EU). Das bedeutet praktisch, dass verarbeitete Daten den eigenen Tenant nicht verlassen und nicht zum Training von Sprachmodellen genutzt werden. Der KI-Assistent folgt bei der Beantwortung von Anfragen dem bestehenden Berechtigungskonzept des Anfragenden. Wenn also der Nutzer keine Berechtigung auf die Datei hat, wird Copilot in einer Anfrage des Nutzers ebenfalls nicht auf Daten aus der Datei zugreifen können. Wir empfehlen darüber hinaus die Implementierung von Information Protection Policys vor der Einführung von Copilot, mehr dazu auf dieser Seite.
Eine tabellarische Übersicht der groben Unterschiede findest du hier:
Planung
Vor der Einführung:
Vorbereitungen für Microsoft Copilot
Copilot für Microsoft 365 ist ein Tool, welches ohne weitere Einstellungen Vollzugriff auf alle Daten im Microsoft 365 Tenant besitzt. Im schlimmsten Fall könnte der Azubi Copilot fragen, was denn der Chef so verdient. Wir haben eine Liste von empfohlenen Maßnahmen zusammengetragen, um:
- Sicherzustellen, dass nur die Daten verarbeitet und ausgegeben werden, auf die der Nutzer Zugriff haben soll
- Eine Datenstruktur implementiert wird, die vom LLM sinnvoll interpretiert und abgerufen werden kann
- Nutzer das voll Potential des Tools nutzen können
Nutzer, die den Copilot verwenden sollen, benötigen als Basis eine entsprechende Microsoft 365 Lizenz. Theoretisch sind folgende Lizenzen technisch dazu in der Lage, Copilot für Microsoft 365 als Addon zu nutzen:
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
Aufgrund der Abwesenheit von Information Protection und der damit einhergehenden Datenklassifizierung raten wir allerdings dringend davon ab, Copilot als Addon zu einer Business Standard Lizenz zu nutzen! Die Business Premium Lizenz bietet neben Information Protection eine Vielzahl von Features, die den Aufpreis in der Regel für fast alle Unternehmen rechtfertigt. Bei Unsicherheiten bzgl. der Unterschiede empfehlen wir einen Blick auf die Feature-Matrix, im Zweifel kannst du dich aber auch kostenfrei bei uns zu deinen Microsoft 365 Lizenzen beraten lassen.
Folgende Analogie: Stell dir vor, du sitzt in einem Restaurant mit einem riesigen All-You-Can-Eat-Buffet. Es gibt einen Kellner, der dir Dinge vom Buffet an den Tisch bringen kann. Dieser Kellner ist der Copilot. Der Kellner kann zur Not sogar los fahren und Essen und Getränke beschaffen, die gar nicht Teil des Buffets sind.
Wenn du nun den Kellner bittest, dir etwas zu Essen zu bringen, wird er dir zufällig irgendein Gericht bringen, weil er 1. nicht weiß was dir überhaupt schmeckt und 2. die Auswahl (=der Kontext) viel zu groß ist, also dass durch Zufall das richtige dabei ist.
Zurück zur Datenablage im Unternehmen: Wenn die Daten nicht sinnvoll strukturiert sind, wird der Copilot irgendeine Information liefern, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Information aber die gewünschte ist, ist extrem gering.
Um diesem Problem vorzubeugen, ergibt es Sinn, die Daten sinnvoll aufzuteilen.
Eine sinnvolle Einteilung wäre zum Beispiel:
- Eine gemeinsame Sharepoint Site für alle. In diese kommen aber auch wirklich nur Daten, die auch für alle sinnvoll sind!
- Dazu je ein Sharepoint (=ein Team) pro Abteilung, in welchem sich ausschließlich die Daten, die dieses Team betreffen, befinden.
- Alternativ kann man die zweite Ebene der Datenstruktur auch nach Rollen aufteilen, wenn eine klare Abteilungstrennung nicht vorhanden ist. Dann gibt es zum Beispiel eine Site “Personalmanagement”, eine Site “Vertrieb”, eine Site “Marketing”, usw.
- Dazu der persönliche OneDrive, auf dem sich ausnahmslos Daten befinden sollten, die keiner Abteilung zugewiesen sind und der niemals als Langzeitspeicher, sondern als “Work-In-Progress”-Speicher genutzt werden sollte.
Nachdem eine grobe Struktur festgelegt und/oder optimiert wurde, müssen die entsprechenden Sites natürlich mit den benötigten Daten befüllt werden. In diesem Schritt kann man parallel auch sehr gut alte Daten aussortieren bzw. in eine Archiv-Site schieben.
Praktisches Beispiel: Wenn in Word-Docs beschrieben wird, wie eine Krankmeldung im Unternehmen zu erfolgen hat, sollte logischerweise nur die aktuellste Version im Sharepoint liegen. Ansonsten wird Copilot bei der Frage “wie melde ich mich krank” zufällig irgendeine Version wählen und die Informationen daraus als “richtig” darstellen.
Bestimmte Sites und Ordner sollen ggf. vollständig vor dem Copilot verborgen bleiben, weil die Informationen darin ein besonderes Datenschutzniveau oder Geheimhaltung innerhalb der Organisation bedingen. Hierzu kann der Site-Owner in der Online-Verwaltung des Sharepoints die Site vollständig von der Indexierung ausschließen.
Dieses Dokument befindet sich zurzeit im Aufbau und wird täglich weiter bearbeitet. Bitte habt noch etwas Geduld!