Der Service wird monatlich rückwirkend nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet. Das bedeutet, dass wir am Anfang eines jeden Monats schauen, wie viele aktive Accounts im letzten Monat ein Postfach besaßen, für welches Email-Signaturen aktiviert wurden.

Bei mobilen Endgeräten werden die Signaturen serverseitig an die Email gehangen. Die Email wird also vom Handy zum eigenen Email Server geleitet, erhält dort die passende Signatur und wird dann erst zum gewünschten Empfänger weitergeleitet. Hierbei wird die Standard-Signatur (zum Beispiel “gesendet von Outlook für Android” oder ähnliches) gelöscht und durch die korrekte Signatur ausgetauscht.

Hier gibt es zwei mögliche Herangehensweisen:

1. Die User können ihre eigene Signatur im Outlook sehen, bevor sie die Email versenden. In dem Fall kann über ein Addin die passende Signatur ausgwählt werden.
2. Die User können ihre Signatur vor dem Senden nicht sehen. In dem Fall erfolgt die Signaturzuweisung vollautomatisch basierend auf der sendenden Email-Adresse.

Dies hängt von der technischen Art und Weise, wie das Drittanbieter-Tool die Emails verschickt, ab. Es gibt grob zusammengefasst zwei Arten von Drittanbieter-Email-Versand:

1. Die Software versendet vom eigenen Mail-Server des Software-Herstellers im Namen deines Unternehmens. Hierzu wird häufig mittels SPF-Einträgen in der Domain-Verwaltung eine Art “Blanko-Check” für den Software-Hersteller ausgestellt, sodass dieser im Namen deines Unternehmens Mails versenden darf. Hier kann Serverseitig keine Signatur angehangen werden, da die Mails den eigenen Email-Server nie sehen
2. Die Software versendet über deinen eigenen Mail-Server mittels Smart-Host. Hierzu muss in der Regel eine App oder ähnliches auf dem eigenen Mail-Server autorisiert werden. Diese Autorisierung ist häufig zeitlich befristet und erfordert keine Anpassung der Domain Einstellungen. Hier greifen allerdings alle Regeln, die auch für Mobilgeräte greifen. Entsprechend kann hier ohne Probleme eine entsprechende Signatur an die Mails verteilt werden.

Gerne überprüfen wir dies für dich vor der Implementierung.

Ja! Falls einzelne User, Abteilungen oder Standorte keine Signaturen erhalten sollen, können wir diese gruppenbasiert von der Bereitstellung ausnehmen. Für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fallen entsprechend auch keine Kosten an.